마이크로소프트 태스크와 아웃룩 통합 필수 가이드, 생산성 혁신 노하우

하루의 업무 흐름은 보통 전자 우편의 알림, 달력 경고, 그리고 급하게 적힌 메모들 사이의 혼란으로 가득 차 있습니다. 마이크로소프트 365 생태계를 사용하는 분들에게는 특히 익숙한 두 가지 태스크 관리 도구인 마이크로소프트 태스크 (Microsoft To Do) 와 클래식 아웃룩 태스크 (Outlook Tasks) 를 어떻게 구분하고 활용할지 고민되셨을 것입니다. 중요한 것은 이 두 앱을 통합하는 일입니다. 기존 방식이 새로운 방식으로 점차 대체되면서, 지금 바로 준비해야 할 때입니다. 다행히도 이 과정은 매우 간단하여 작업 효율성이 크게 개선됩니다. 만약 여러분이 아직 두 도구가 분리되어 사용 중이라면, 곧 사라질 기능에 대비하여 이제 통합을 시작하는 것이 최선입니다.

마이크로소프트 태스크와 아웃룩 태스크는 시간과 함께 변화하여 전문가들의 지원을 받아왔습니다. 우리는 아마도 수 년 동안 마이크로소프트 이메일 클라이언트를 사용하여 기억하는 앱일 것입니다. 이 도구는 기존 인터페이스 내에 직접 구축되어收件함, 달력, 연락처 옆에 깔끔하게 자리 잡고 있습니다. 이는 일상의 중앙 명령 센터처럼 작동합니다. 전통적으로 아웃룩 태스크는 강력한 기능으로 유명했습니다. 데스크톱 앱에서 직접 작업 진행 상황을 추적하고 복잡한 반복 작업 설정, 필드 커스터마이징, 청구 가능 시간 기록 및 프로젝트 완료 상태를 백분율 지표를 통해 정밀하게 추적하는 기능 때문입니다. 디지털 일터가 변하면서 마이크로소프트는 사람들이 더 쉽고 간단한 것을 원한다고 깨닫게 되었습니다.

그리고 우리는 마이크로소프트 태스크를 얻었습니다. 이는 클래식 태스크 모듈의 현대적 후속 제품으로, Wunderlist 앱 기술에 기반한 경량 클라우드 앱입니다. 이 앱은 훨씬 깨끗하고 저압적인 사용자 인터페이스를 제공하며, 데스크톱과 모바일 기계를 아우르는 직관적인 작업 관리에 초점을 맞춥니다. 가장 큰 기능은 ‘오늘의 날 (My Day)’ 영역인데, 이는 매일 아침 새 시작을 제공합니다. 매일의 활동을 의도적으로 선택하고 우선순위를 정하지 않고 전체 마스터 목록에 의해 완전히 압도되지 않도록 도와줍니다. 두 앱은 완전히 다른 소프트웨어 시대의 다른 앱처럼 보일지라도 사실 두 도구는 핵심적으로 얽혀 있습니다. 그들 뒤에는 동일한 데이터베이스, 모든 것이 Exchange Online 에서 호스팅된 동일한 데이터베이스가 있습니다.

완벽한 백엔드 통합을 통해 한 앱에서 생성, 편집 또는 삭제한 작업은 두 앱 모두에서 나타나게 됩니다. 따라서 두 도구를 함께 작동させる 가장 중요한 일은 아웃룩 앱과 태스크에 모두 동일한 사용자 계정 으로 로그인하는 것입니다. 각기 다른 계정을 사용하더라도 태스크는 완전히 분리되어 장치 간 동기화되지 않습니다. 동일한 자격 증명과 로그인 후 두 응용 프로그램 간의 동기화는 배경에서 자동으로 발생합니다. 어떤 것을 수입하거나 내보낼 필요가 없습니다. 클래식 아웃룩 태스크에서 만든 폴더는 마이크로소프트 태스트 에서 사용자 정의 목록으로 표시하게 됩니다. 새로운 버전의 아웃룩, 예를 들어 새로운 아웃룩 윈도우 또는 웹 아웃룩 을 사용하는 경우 통합은 완전히本机적이며 수동 설정이 거의 필요하지 않습니다.

아웃룩 창의 왼쪽 에서 마이크로소프트 태스트 앱에 쉽게 접근할 수 있습니다. 작은 태스트 체크 마크 아이콘 만 클릭 하면 됩니다. 일일 우선순위를 처리하고 새로운 목록을 만들고 일정을 지켜볼 수 있는 특수 태스 패널 이 열립니다. 전자 우편을 떠날 필요가 없다는 점은 큰 장점입니다. 현대 아웃룩收件함 에서 이메일 을 플래그하면 자동으로 해당 이메일 의 Microsoft To Do 플래그된 이메일 목록에서 태스크 를 생성합니다. 지금 바로 통합 하는 이유와 혜택 을 살펴보면, 고전적인 아웃룩 태스크 와 마이크로소프트 태스크 를 하나로 통합 하는 것은 끊임없는 생산성 을 떨어 뜨리는 필요 를 제거 하는 현명한 움직임입니다. 두 앱 이 동일한 마이크로소프트 계정 과 동기화 되어 모든 책임 이 하나의 시스템 으로 끌어올 리진다는 것이 중요합니다.

더 이상收件함, 달력, 별도의 태스크 관리자 사이 에서 constantly 반사 되지 않게 됩니다. 마이크로소프트 태스트 (To Do) 를 사용하여 마이크로소프트 플래너 에서 지정 된 작업 이나收件함 에서 플래그 된 작업 같은 모든 액션 항목 이 단일, 초접근 가능한 인터페이스 로 흐르게 되어 집중 을 깨뜨리지 않습니다. 기본적으로 태스트 (To Do) 가 생산성 을 훨씬 더 쉽게 만듭니다. 이 전환 의 가장 큰 장점은 사용자가 복잡한 태스크 관리 에서 해방 되어 더 명확한 데이트 를 갖게 된다는 점입니다. 기존 아웃룩 앱 이 아직도 선호 하신다면 시계가 소리 처럼 울리고 있습니다. 마이크로소식은 기존 아웃룩 태스크 를 퇴출 하고 새 아웃룩 이 기본적으로 태스크 (To Do) 를 사용합니다. 이제 마이크로소프트 생태계 에서 벗어나 지 않으려면 준비하시기 바랍니다. 업무 생산성은 통합을 통해 자연스럽게 오르게 됩니다. 지금 같은 시점에 통합을 하면 미래에 발생할 수 있는 데이터 손실 없이 원활하게 전환할 수 있으며, 매일 아침의 ‘오늘의 날’을 통해 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다. 생산성을 높이기 위한 가장 마지막 단계를 이제 마무리하겠습니다.

이 글은 How-To Geek의 기사를 바탕으로 작성되었습니다.